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Datenschutz im Arbeitsverhältnis


Angesichts der heute fast durchgängigen Nutzung von IT-Systemen sowie auch des Internets am Arbeitsplatz ergeben sich zahlreiche datenschutzrechtliche Fragestellungen. Aber auch bezüglich anderer Bereiche des Arbeitsverhältnisses, zB sensible Unternehmensdaten, Bewerbungsgespräche oder Videoüberwachung sind die speziellen Vorgaben des Arbeitnehmerdatenschutzrechtes zu beachten. Die zentrale Vorschrift findet sich in § 32 BDSG.


E-Mail / Internet / Social Media

Ein wichtiger Themenkomplex, bei dem es immer wieder zu Problemen kommt, ist der Bereich E-Mail und Internet.

Wann darf der Arbeitgeber auf welche E-Mails zugreifen? Darf der Arbeitnehmer seinen dienstlichen Account auch privat nutzen? Dürfen die Mitarbeiter privat im Internet surfen? Welche Kontrollmöglichkeiten hat der Arbeitgeber?

 

Die Beantwortung dieser Fragen hängt in erster Linie davon ab, ob der Arbeitgeber die private E-Mail und/oder Internetnutzung gestattet hat. Ist dies der Fall, dann ist der Arbeitgeber als Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) anzusehen und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis und ein Zugriff ist dann nur in sehr engen Grenzen möglich.

 

Da sich eine Gestattung der privaten Nutzung von E-Mail und Internet auch aus schlüssigem Verhalten ergeben kann - etwa wenn der Arbeitgeber Kenntnis davon hat und dies hinnimmt - ist es dringend anzuraten, die E-Mail- und Internetnutzung ausdrücklich vertraglich oder im Wege einer Betriebsvereinbarung zu regeln.

 

Für viele Arbeitgeber ist auch die Frage interessant, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter dazu verpflichtet werden können, einen Account in sozialen Netzwerken zu Marketing-/ Vertriebszwecken einzusetzen. Eine solches Weisungsrecht steht dem Arbeitgeber selbst hinsichtlich beruflich orientierter Netzwerke wie XING oder LinkedIn wohl nicht zu, da dies zu sehr in das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters eingreifen würde.

 

Allerdings kann der Arbeitgeber einen eigenen Firmen-Account anlegen und die Mitarbeiter anweisen, diesen zu zu erstellen und zu pflegen. Es können dort auch Arbeitnehmer als Kontaktpersonen benannt werden. Dabei muss allerdings beachtet werden, dass die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten ohne deren Einwilligung nur zulässig ist, wenn dies zur Erfüllung der Arbeitspflicht üblich und erforderlich ist.


Geheimhaltungsvereinbarungen

In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter mit sensiblen und wertvollen Unternehmensdaten und -informationen betraut. Um die Mitarbeiter für diese Unternehmensgeheimnisse besonders zu sensibilisieren, ist es wichtig, mit ihnen eine schriftliche Geheimhaltungsvereinbarung abszuschließen, die möglichst weitreichend ist und gegebenenfalls auch zulässige Sanktionsmöglichkeiten vorsieht.


Verpflichtung auf das Datengeheimnis

§ 5 BDSG sieht vor, dass Beschäftigte bei nicht-öffentlichen Stellen, also bei privaten Arbeitgebern, auf das Datengeheimnis verpflichtet werden müssen. Hier sollte am besten schon zu Beginn des Arbeitsverhältnisses, gleich bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, auch eine schriftliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis erfolgen.


Bewerbung / Einstellung

Rund um das Thema Berwerbung/ Einstellungsgespräch sind ebenfalls datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Die maßgebliche Vorschrift ist hier in erster Linie § 32 BDSG. Da diese Norm jedoch sehr allgemein gehalten ist, stellt sich die Frage, was die dortigen Vorgaben im konkreten Fall bedeuten.

 

Das beginnt schon beim Einstellungsgespräch, bei dem sich vor allem die Frage stellt, wonach der Arbeitgeber den Berwerber zulässigerweise fragen darf. Stellt der Arbeitgeber unzulässige Fragen, dann hat der Berwerber ein "Recht zur Lüge", darf also ohne Sanktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers auf solche Fragen eine unwahre Antwort geben. Zulässig sind neben der Frage nach den Stammdaten des Mitarbeiters solche Fragen, die einen Berufsbezug haben und an deren Beantwortung der Arbeitgeber ein schutzwürdiges Interesse hat.

 

Zulässig sind z.B. Fragen nach dem beruflichen Werdegang und in bestimmten Fällen nach Vorstrafen (z.B. nach Vermögensdelikten bei Kassierern) und nach gesundheitlichen Beeinträchtigungen, sofern sie die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers auf dem vorgesehenen Arbeitsplatz beeinträchtigen.

 

Unzulässig sind Fragen nach der Schwangerschaft, nach Religions- und Parteizugehörigkeit und wohl auch nach einer Schwerbehinderung. Maßgeblich sind hier auch die Vorschiften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).

Antwortet der Bewerber auf unzulässige Fragen des Arbeitegebers nicht wahrheitsgemäß, kann ihm deswegen später nicht gekündigt bzw. der Arbeitsvertrag angefochten werden.

 

Die Daten des eingestellten Berwerbers kann der Arbeitgeber grundsätzlich alle zulässig erhobenen Daten auch verarbeiten, wobei jedoch die Weitergabe an Dritte oder in das Ausland nur unter besonderen weiteren Voraussetzungen möglich ist.

 

Daten von abeglehnten Bewerben müssen laut BDSG gelöscht und Unterlagen zurück gesandt werden, wobei das Gesetz jedoch keinen konkreten Zeitpunkt vorgibt. Angesichts einer möglichen Klage nach dem AGG können entsprechende Daten maximal bis zu 6 Monaten noch gespeichert werden.


Bring your own device (BYOD)

In der modernen Arbeitswelt mit ihren zunehmend offenen Strukturen besteht aktuell der Trend, dass Arbeitnehmer zur Erledigung ihrer Aufgaben zunehmend ihre eigenen Geräte (Laptop, PC, Smartphone, Tablet) verwenden. Dies kann von Arbeitgeberseite aber auch von Arbeitnemerseite initiiert sein.

Für beide Seiten ergeben sich hierdurch eine Vielzahl rechtlicher Probleme:

 

Urheberrecht

Insbesondere bei der Softwarenutzung stellen sich urheberrechtliche Fragen, da auf den privaten Endgeräten viele Softwareanwendungen nur für den privaten Gebrauch gestattet sind. Umgekehrt kann aber auch die Unternehmenssoftware Lizenzbeschränkungen unterliegen, zB dass sie nur auf bestimmten Arbeitsplätzen oder von bestimmten Personen zulässig ist (CPU-Klausel).

 

Bei derartigen Lizenzverstößen kommt eine Haftung sowohl des Unternehmens als auch des Mitarbeiters in Betracht. Neben der Überprüfung der eigenen Lizenzen sollten im Unternehmen Richtlinuien existieren,die den Umgang mit Software vorgeben.

 

Datenschutzrecht

Datenschutzrechtlich ist darauf zu achten, dass private und geschäftliche Daten streng getrennt werden, wenn die Mitarbeiter private Endgeräte nutzen. Der Arbeitgeber muss hierauf jederzeit Zugriff und eine Kontrollmöglichkeit haben. Hinsichtlich der privaten Daten unterliegt der Arbeitgeber dem Fernmeldegehimnis (§ 88TKG). Hier ist insbesondere § 9 BDSG zu beachten, wonach der Arbeitgeber technische und organisatorische Maßnahmen treffen muss, damit die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

 

Dies ist vor allem durch entsprechende Unternehmensrichtlinien sicher zu stellen.

 

Arbeitsrecht

Im Verhältnis zum einzelnen Arbeitnehmer müssen Fragen der Nutzung, der Haftung und des Entgelts geregelt werden. Dies kann etwa durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschehen. Besteht ein Betriebsrat, muss dieser ggf. auch einbezogen werden, etwa wenn mit der Einführung technischer Einrichtungen eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern im Raum steht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).


Videoüberwachung

Das Thema Videoüberwachung ist gerade auch im arbeitsrechtlichen Kontext von besonderer Bedeutung. So findet in öffentlich zugänglichen Räumen wie Kaufhäusern oft eine Videoüberwachung zum Schutz vor Diebstahl statt, wobei dann von der Videoüberwachung auch Arbeitnehmer erfasst werden. Kommt es im Unternehmen zu Unregelmäßigkeiten oder gar Straftaten, kann auch hier zur Aufklärung und Ergreifung arbeitsrechtlicher Maßnahmen eine Videoüberwachung das Mittel der Wahl sein.

 

Hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit ist zu unterscheiden, ob die Videoüberwachung offen oder verdeckt erfolgt. Weiter ist zu differenzieren, ob sie in öffentlich zugänglichen Räumen stattfindet oder in solchen, die nicht öffentlich zugänglich sind.

 

Eine offene Videoüberwachung in öffentlich zugänglichen Räumen ist an § 6b BDSG zu messen. Offen ist die Videoüberwachung, wenn sie - etwa durch Beschilderung - erkennbar ist.Öffentlich zugänglich sind Räume, die für den Publikumsverkehr bestimmt sind, zB ein Kaufhaus. Die Videoüberwachung muss für berechtigte Zwecke, die vorher festgelegt worden sind, erforderlich und verhältnismäßig sein.

 

Eine verdeckte Videoüberwachung in öffentlich zugänglichen Räumen unterliegt als repressive Maßnahme wesentlich höheren Anforderungen. So muss es den konkreten Verdacht einer strafbaren Handlung oder sonstigen schweren Verfehlung zu Lasten des Arbeitgebers geben. Der Verdacht musss so konkret und mit entsprechenden Indizien belegbar sein, dass sich die verdeckte Videoüberwachung auf möglichst wenige Personen beschränkt. Zuvor müssen aber alle milderen Mittel ausgeschöpft worden sein. Zudem findet auch hier noch eine Verhältnismäßigkeitsprüfung statt.

 

Für eine verdeckte Videoüberwachung in nicht öffentlich zugänglichen Räumen gelten die gleichen Grundsätze.

Eine offene Videoüberwachung in nicht öffentlichen Räumen muss gemäß § 32 BDSG für die Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich und zudem verhältnismäßig sein.

Ist ein Betriebsrat vorhanden, sind dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten.

 

Sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Videoüberwachung nicht erfüllt, drohen Unterlassungs- und Schadenersatzansprüche des zu Unrecht überwachten Arbeitnehmers. Zudem kann im Prozess ein Beweisverwertungsverbot gelten.



Bei Fragen rund um das Thema Datenschutz im Arbeitsverhältnis stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Ihr Ansprechpartner: RA Stephan Grün


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